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Das Kontaktformular auf deiner Website ist ein wichtiges call-to-action Instrument, damit deine Kunden*innen direkt mit dir in Kontakt treten können. Wie gestaltest du es datenschutzkonform?
Die meisten Websites haben ein Kontaktformular, über das man mit dem Inhaber der Seite in Kontakt treten kann. Es lässt sich in der Regel leicht ausfüllen und via senden-Button abschicken. Einfacher geht es nicht. Doch Vorsicht: auch hier gibt es einiges zu beachten, damit das Kontaktformular auch datenschutzkonform ist.
So gestaltest du dein Kontaktformular datenschutzkonform
Das Kontaktformular kann an jeder beliebigen Stelle auf deiner Website eingebunden werden und es sollte schnell zu finden sein. Niemand möchte lange suchen, bis er dir eine Nachricht schicken kann.
Beim Erstellen deines datenschutzkonformen Kontaktformulars solltest du großen Wert darauf legen, dass der User keine stundenlangen Textfelder ausfüllen muss. Es gibt Felder, die sind absolut nötig und müssen in einem Kontaktformular vorhanden sein. Andere wären unnötiges Beiwerk.
Man spricht hierbei auch von einer Datensparsamkeit. Es sollten also nur die Daten abgefragt werden, die auch zwingend notwendig sind, um miteinander in Kontakt zu treten.
Wichtig ist der Zusatz unter deinem eigentlichen Kontaktformular. Hier muss ganz eindeutig ersichtlich sein, dass du die Daten aus der Nachricht speicherst. Ich höre oft Sätze wie: “Das weiß man doch, wenn man sowas ausfüllt”. Ja, die meisten wissen es. Aber dennoch musst du als Inhaber der Website oder des Blog dafür sorgen, dass es nochmal mitgeteilt wird. Ein schlichtes: “Näheres in der Datenschutzerklärung” reicht eben nicht aus.
Der Link zur Datenschutzerklärung ist Pflicht
Wie oben bereits erwähnt, gehen viele davon aus, dass das Speichern der Daten jedem klar sein sollte. Dem ist aber nicht so und hier schiebt der Gesetzgeber auch einen klaren Riegel vor.
Neben dem eigentlichen Formularfeld muss dein Kontaktformular zwingend auch ein zusätzliches Feld aufweisen, in dem du genau erklärst, dass beim Absenden der Nachricht über das Kontaktformular Daten gespeichert werden. Außerdem Pflicht: ein Link zur Datenschutzerklärung und den Widerrufshinweisen. Natürlich muss dann auch in der Datenschutzerklärung klar auf das Kontaktformular eingegangen werden. Das ist ebenfalls nicht bei allen Webseitenbetreibern gegeben.
Ein Text in diesem zusätzlichen Feld könnte zum Beispiel so lauten:
“Wenn du mir über mein Kontaktformular eine Nachricht sendest, werden die Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von dir dort angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei mir gespeichert. Diese Daten gebe ich nicht ohne deine Einwilligung weiter. Beachte bitte auch die weiteren Informationen zum Datenschutz und Widerrufhinweise”.
An der Stelle, an der auf den Datenschutz und die Widerrufshinweise hingewiesen werden, musst du zwingend auch den entsprechenden Link hinterlegen, der auf diese Seiten innerhalb deiner Website führt.
Warum muss dein Kontaktformular datenschutzkonform sein?
Am 25. Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten – wir erinnern uns alle noch an den Wirbel darum. Viele haben sich darüber beklagt, dass nun alles so viel schwieriger wird. Aber ist es das wirklich?
Tatsächlich haben wir seit Inkrafttreten der DSGVO mehr Aufwand in vielen Bereichen. Aber es dient auch unserer Sicherheit. So ist es auch mit dem Kontaktformular auf einer Website. Denn hierüber werden empfindliche, personenbezogene Daten abgefragt und übertragen. Sie sind jedoch nötig, um miteinander in Kontakt zu treten.
Diese personenbezogenen Daten geben Aufschluss über die genaue Identifikation der bestimmten Person. Daher unterliegen diese Daten einem besonderen Schutz, den wir alle sehr ernst nehmen sollten.
Ist das Kontaktformular auf deiner Website nicht datenschutzkonform, musst du mit einer Abmahnung oder sogar einer hohen Bußgeldstrafe rechnen.
Sicherheit für deine Kundinnen und Kunden
Biete deinen Kunden*innen die größtmögliche Sicherheit, wenn sie mit dir in Kontakt treten wollen. Hier steht an erster Stelle, dass du ihnen eine sichere und verschlüsselte Website zur Verfügung stellst. Dies ist extrem wichtig, damit die Daten, die durch dein Kontaktformular rauschen, auch gesichert und vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.
Auch bei der Kontaktaufnahme solltest du die Sicherheit der Kundendaten sehr ernst nehmen und dein Kontaktformular entsprechend datenschutzkonform ausrichten.
Vermeide eine Abmahnung oder gar teures Bußgeld. Stelle auf jeden Fall ein datenschutzkonformes Kontaktformular auf deiner Website zur Verfügung. Viele User achten mittlerweile schon darauf, wie das Kontaktformular ausgerichtet ist. Sollten sie hier Lücken entdecken, werden sie dir unter Umständen keine Nachricht zukommen lassen.
Wir alle wünschen uns die größtmögliche Sicherheit im Netz und einen besonderen Schutz für unsere Daten. Wie gehst du damit um?
Wenn du Hilfe bei der datenschutzkonformen Umsetzung deines Kontaktformulars brauchst, dann sprich mich gerne jederzeit an.